5+ Mẫu báo cáo SEO chuyên nghiệp và những điều cần lưu ý

Báo cáo SEO có thể hiểu đơn giản là tài liệu tổng hợp chi tiết và đầy đủ các hoạt động và hiệu quả công việc trong quá trình SEO website. Thông qua báo cáo, bạn có thể dễ dàng nắm được tình hình SEO thế nào, đã rút ra được bài học gì và cần cải thiện ra sao. Tuy nhiên, để người đọc có thể nhanh hiểu vấn đề bạn cần sử dụng các mẫu báo cáo SEO chuyên nghiệp. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn một số mẫu báo cáo SEO phổ biến và chuyên nghiệp nhất cùng những lưu ý khi tạo báo cáo.

Có nên sử dụng mẫu báo cáo SEO không?

Mẫu báo cáo SEO (SEO Report Template) không chỉ là tài liệu tổng hợp các chỉ số hiệu suất quan trọng của website mà còn là công cụ phân tích sâu mối liên kết chặt chẽ với nhóm khách hàng tiềm năng. Nhờ những số liệu cập nhật chi tiết, báo cáo SEO mẫu giúp người làm SEO dễ dàng nắm bắt thông tin, tránh bỏ sót dữ liệu quan trọng. Đây là nền tảng vững chắc cho việc xây dựng chiến lược SEO tiếp theo, tối đa hóa hiệu quả và đem lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Mẫu báo cáo SEO áp dụng cho những trường hợp nào?

Báo cáo SEO nên thực hiện định kỳ, ít nhất mỗi tháng một lần để theo dõi sức khỏe website, khả năng hiển thị trên Google, hành vi người dùng và chiến lược của đối thủ. Vì thế, nên thực hiện báo cáo SEO trong các trường hợp sau đây:

• Báo cáo SEO định kỳ: Các doanh nghiệp thường có thời gian báo cáo định kỳ cho các chiến dịch Marketing. Trong đó, báo cáo hiệu suất SEO chi tiết giúp theo dõi tiến trình của website và điều chỉnh chiến lược tối ưu.
• Sau khi Google cập nhật thuật toán: Mỗi lần thuật toán Google thay đổi đều có thể ảnh hưởng đến thứ hạng và lưu lượng truy cập. Báo cáo SEO trong thời điểm này giúp đánh giá tác động của thuật toán mới và xác định các yếu tố cần tối ưu.
• Trước và sau khi cập nhật website: Khi có cải tiến lớn như thay đổi giao diện, bổ sung tính năng mới hoặc cập nhật nội dung, việc lập báo cáo SEO giúp theo dõi tác động lên hiệu suất website, đảm bảo không bị ảnh hưởng bởi thuật toán Google.
• Khi thứ hạng hoặc lưu lượng truy cập giảm mạnh: Nếu website có biến động lớn về thứ hạng hoặc lượt truy cập, báo cáo SEO sẽ giúp phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp nhanh chóng. Điều này có thể là do thuật toán Google hoặc các vấn đề nội bộ của website.
• Trước khi triển khai chiến dịch Marketing lớn: Để đảm bảo trải nghiệm người dùng mượt mà và tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi, báo cáo các chỉ số hiệu suất chi tiết giúp phát hiện các vấn đề cần cải thiện trước khi chiến dịch diễn ra.
• Khi ngành có biến động lớn: Thị trường thay đổi liên tục, và báo cáo SEO giúp nhận diện nhu cầu mới của khách hàng cùng với xu hướng sản phẩm. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp cập nhật và điều chỉnh chiến lược để đáp ứng thị trường.
• Tổng kết năm: Báo cáo SEO cuối năm là một phần quan trọng trong các báo cáo Marketing tổng thể, giúp Ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả chiến dịch SEO năm qua và hoạch định chiến lược cho năm tiếp theo.

5+ Mẫu báo cáo SEO chuyên nghiệp, được áp dụng phổ biến

Dưới đây là tổng hợp một số mẫu báo cáo SEO chuyên nghiệp, được sử dụng phổ biến ở nhiều ngành nghề, bạn có thể tham khảo:

Các nội dung quan trọng cần có trong báo cáo SEO

Báo cáo SEO cần trình bày đầy đủ các yếu tố quan trọng để tạo nên bức tranh tổng thể, từ đó giúp xây dựng chiến lược SEO phù hợp với ngân sách đầu tư. Mẫu báo cáo SEO thường bao gồm 5 phần cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hiển thị và mức độ tương tác của khách hàng trên website, cụ thể:

• Overview: Báo cáo tổng quan SEO, cung cấp cái nhìn bao quát về tình hình website.
• Competitive Analysis: Phân tích đối thủ cạnh tranh trực tuyến, xác định điểm mạnh và điểm yếu so với các đối thủ.
• Onpage: Báo cáo hiệu suất trên trang, đánh giá các yếu tố nội dung và tối ưu hóa trên website.
• Offpage: Báo cáo về các yếu tố bên ngoài website như liên kết và tín hiệu từ các trang khác.
• Technical: Đánh giá các yếu tố kỹ thuật, đảm bảo website vận hành mượt mà và đạt tiêu chuẩn SEO.

Overview (Tổng quan hiệu suất website)

Phần Overview (Tổng quan) là phần đầu tiên và quan trọng nhất trong báo cáo SEO, cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu suất website, đặt nền tảng cho các phần phân tích chi tiết tiếp theo. Nội dung phần này chủ yếu trình bày các chỉ số quan trọng nhất của website trong thời gian vừa qua, bao gồm:

• Impression: Số lần website xuất hiện trên màn hình người dùng khi họ thực hiện tìm kiếm hoặc truy cập nội dung liên quan.
• Click: Số lượt nhấp của người dùng vào liên kết website khi xuất hiện trên kết quả tìm kiếm Google hoặc các nền tảng khác.
• CTR trung bình: Tỷ lệ nhấp trung bình, cho thấy mức độ thu hút của tiêu đề SEO và đoạn mô tả (meta description) khi website hiển thị trong kết quả tìm kiếm.
• Vị trí trung bình: Thứ hạng trung bình của website trên kết quả tìm kiếm Google.
• Total Traffic: Tổng lưu lượng truy cập vào website trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Avg. Session Duration: Thời gian trung bình mỗi phiên truy cập, đánh giá mức độ tương tác của người dùng trên website.
• Leads: Số lượng khách hàng tiềm năng để lại thông tin liên hệ hoặc thực hiện các hành động như gọi tư vấn, điền form liên hệ.
• Customers: Số lượng khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ sau khi thực hiện hành động mục tiêu trên website.

Các chỉ số này giúp định hình hiệu suất hiện tại của website và hỗ trợ trong việc hoạch định chiến lược SEO.

Competitive Analysis (Phân tích cạnh tranh)

Sau khi nắm bắt tổng quan hiệu suất của website, bước tiếp theo trong báo cáo là đánh giá mức độ cạnh tranh của website so với các đối thủ trực tiếp và gián tiếp trên Internet. Các chỉ số quan trọng như sức mạnh tổng thể của website, độ uy tín tên miền trên Google, mức độ bao phủ từ khóa trong ngành và lưu lượng truy cập hàng tháng sẽ phản ánh rõ ràng vị thế cạnh tranh của website trên thị trường trực tuyến.

Onpage (Báo cáo hiệu suất trên trang)

Một nội dung không thể thiếu trong báo cáo SEO là phần báo cáo chi tiết về kết quả Onpage SEO, bao gồm các chỉ số quan trọng giúp đo lường và tối ưu hóa hiệu quả. Cụ thể:

• Hiệu suất website: Báo cáo về lưu lượng truy cập, số lượng hành động mục tiêu từ các kênh tiếp thị dẫn về website, giúp đánh giá chính xác chiến dịch nào mang lại khách hàng tiềm năng chất lượng. Chỉ số về hành vi người dùng trên website được phân tích hàng tháng để hỗ trợ điều chỉnh chiến lược phù hợp.
• Kết quả SEO của các trang bán hàng: Độ phủ từ khóa và hiệu suất của các trang đích quan trọng trên kết quả tìm kiếm Google được theo dõi, kèm theo các chỉ số tương tác của khách hàng tiềm năng. Điều này giúp đánh giá khả năng thu hút và chuyển đổi, từ đó tối ưu trang đích một cách chính xác để nâng cao hiệu quả tiếp cận khách hàng.
• Top các trang hiệu suất cao: Danh sách các trang có hiệu suất hàng đầu của website, với lưu lượng truy cập và mức độ tương tác nổi bật. Các chỉ số quan trọng được nêu rõ, giúp nhận định tiềm năng tăng trưởng và khai thác cơ hội truyền sức mạnh cho các trang liên quan hoặc tăng chuyển đổi bằng cách liên kết tới trang sản phẩm có liên quan.
• Top các truy vấn hàng đầu của website: Tổng hợp các truy vấn có lượt tìm kiếm cao nhất, thể hiện hiệu quả tối ưu từ khóa, khả năng đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin của người dùng và mức độ tiếp cận đối tượng mục tiêu của website.

Offpage (Báo cáo tình trạng bên ngoài website)

Ngoài hiệu suất Onpage, báo cáo SEO cũng trình bày chi tiết hiệu quả của các chiến dịch Offpage theo từng chiến dịch và từng tháng. Phần này giúp đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu, sự tăng trưởng thứ hạng từ khóa và khả năng nhận diện thương hiệu. Nhờ các số liệu này, người xem dễ dàng đánh giá tính hiệu quả của chiến dịch so với ngân sách đầu tư, từ đó xây dựng kế hoạch liên kết tiếp theo nhằm tối ưu hiệu suất cho website.

Technical (Báo cáo yếu tố kỹ thuật)

Technical SEO đóng vai trò then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến cách công cụ tìm kiếm thu thập, hiểu cấu trúc website và quyết định thứ hạng trong kết quả tìm kiếm. Nếu website gặp lỗi kỹ thuật khiến Google không thể thu thập dữ liệu, thì dù Onpage có được tối ưu tốt đến đâu, trang cũng khó xuất hiện trên Google. Tương tự, tốc độ tải trang chậm hoặc cấu trúc website lỗi sẽ khiến người dùng thoát ra ngay, làm giảm khả năng tương tác. Vì vậy, báo cáo định kỳ các chỉ số kỹ thuật quan trọng giúp đảm bảo website luôn được thu thập tốt nhất, tối ưu khả năng hiển thị trên Google và tránh bị thuật toán phạt.

Thời gian tạo báo cáo SEO có lâu không?

Thời gian các SEO dành cho mỗi báo cáo SEO hàng tháng có thể dao động từ 30 phút đến vài giờ, tùy thuộc vào một số yếu tố sau:

• Vai trò và trách nhiệm của bạn trong dự án
• Mức độ phức tạp của dự án
• Kinh nghiệm và kiến thức về SEO
• Kỹ năng phân tích dữ liệu của bạn
• Định dạng báo cáo mà bạn và khách hàng ưu tiên

11 Lưu ý cần nhớ khi tạo mẫu báo cáo SEO

Để có một báo cáo SEO chuẩn, chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý một số điều sau:

Báo cáo rõ ràng, mục tiêu thực tế

Khách hàng thường hiểu rằng SEO là một quá trình dài và họ sẵn sàng làm việc để đạt kết quả. Vì vậy, nhiệm vụ của agency là giải thích rõ các yếu tố ảnh hưởng đến SEO, đồng thời đảm bảo các báo cáo luôn minh bạch.

SEO là một quá trình thử nghiệm, và việc các số liệu không tăng mạnh chỉ sau một hoặc hai tháng là hoàn toàn bình thường. Khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, nên minh bạch với khách hàng để cùng nhau tìm giải pháp.

Ngoài ra, cần giúp khách hàng tránh những kỳ vọng phi thực tế, chẳng hạn như mong đợi tăng doanh số chỉ từ dịch vụ xây dựng link. Hãy để khách hàng hiểu rõ cần thêm nguồn lực nào để đạt được mục tiêu mong muốn. Trước khi gửi báo cáo đầu tiên, bạn cần đưa ra những mục tiêu thực tế nhất cho khách hàng của mình.

Chọn tần suất báo cáo phù hợp

Mỗi dịch vụ SEO có đặc thù riêng, vì vậy tần suất báo cáo nên phụ thuộc vào loại dịch vụ bạn cung cấp. Bạn có thể báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng để duy trì kết nối và thể hiện trách nhiệm với khách hàng.

Ngoài ra, hãy xây dựng cấu trúc báo cáo bao gồm báo cáo hàng tháng và cuộc họp đánh giá hàng quý, giúp khách hàng đưa ra phản hồi và ưu tiên cho kế hoạch sắp tới. Báo cáo hàng tháng là cách hiệu quả nhất để thể hiện kết quả SEO, vì SEO là quá trình dài hạn và theo dõi hàng ngày hoặc hàng tuần thường không phản ánh chính xác hiệu quả.

Sử dụng mẫu báo cáo chung và có thể tùy chỉnh cho từng khách hàng

Thay vì tạo báo cáo riêng cho từng khách hàng, hãy xây dựng một mẫu báo cáo chung áp dụng cho mọi dự án. Mẫu báo cáo tiêu chuẩn này sẽ bao quát khoảng 80% các tình huống và điều chỉnh dần theo phản hồi của khách hàng.

Nên chia báo cáo thành 3 phần chính

Khi xây dựng cấu trúc báo cáo SEO, bạn chú trọng ba yếu tố:

• Đảm bảo báo cáo đầy đủ, dễ hiểu.
• Bao gồm tất cả dữ liệu liên quan và giải thích rõ ràng.
• Trình bày dữ liệu dưới dạng biểu đồ, đồ thị và sắp xếp hợp lý.

Cấu trúc báo cáo cần tập trung vào các mục tiêu kinh doanh của khách hàng và chỉ số quan trọng với doanh nghiệp. Báo cáo SEO nên truyền đạt ba thành phần chính:

• Hiệu suất.
• Insights và cơ hội.
• Các bước tiếp theo và kế hoạch hành động.

Điều này giúp báo cáo không chỉ cung cấp dữ liệu mà còn là công cụ ra quyết định hữu ích cho khách hàng.

Mở đầu báo cáo bằng một bản tóm tắt kế hoạch

Mặc dù phần  báo cáo chi tiết rất quan trọng, những bạn cũng cần một trang tóm tắt để cung cấp cái nhìn tổng quan về kết quả SEP. Điều này giúp người xem nhanh chóng nắm bắt công việc mà không cần đọc báo cáo dài.

Trang tóm tắt này bao gồm các chỉ số chính như mục tiêu hoàn thành từ Google Analytics, lưu lượng truy cập web, lượng truy cập tự nhiên, thứ hạng từ khóa và hiệu suất quảng cáo (nếu có). Để xây dựng một bản tóm tắt hiệu quả, hãy hiểu đối tượng khách hàng của bạn và tùy chỉnh các dữ liệu quan trọng mà họ quan tâm.

Tập trung báo cáo các chỉ số chính

Việc thiết lập KPI SEO phù hợp cho các agency khá khó khăn, nhưng nó rất quan trọng để thể hiện nỗ lực và hiệu quả SEO trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh. KPI cần phản ánh đúng giá trị hợp tác và chứng minh ảnh hưởng của SEO đối với doanh thu.

Do đó, KPI nên dựa trên mục tiêu kinh doanh của khách hàng, bao gồm các chỉ số như lượng truy cập, doanh thu và chuyển đổi. Báo cáo cần cập nhật các thông tin về từ khóa tự nhiên, thay đổi vị trí từ khóa hàng tháng, từ khóa mới, từ khóa bị tụt hạng và so sánh với đối thủ.

KPI SEO có thể chia thành chỉ số on-page và off-page. Các chỉ số on-page bao gồm:

• Vị trí SERP của từ khóa
• Chuyển đổi từ các trang
• CTR
• Tỷ lệ thoát
• Số lần hiển thị

Chỉ số off-page bao gồm:

• Xếp hạng tên miền
• Tăng trưởng lưu lượng truy cập
• Độ uy tín trang
• Số liệu truyền thông xã hội

KPI có thể phân thành ba loại như sau:

• Mục tiêu duy trì (xếp hạng, backlink)
• Mục tiêu thông tin (đăng ký, tải xuống)
• Mục tiêu giao dịch (dùng thử, bản demo, sales)

Việc phân loại này giúp cấu trúc báo cáo hiệu quả và dễ hiểu hơn.

Đưa các phân tích và đề xuất vào báo cáo

Dữ liệu chỉ là một phần của báo cáo, phần quan trọng còn lại là phân tích và đề xuất. Dữ liệu cần được chuyển hóa thành insights hữu ích để kể câu chuyện và đưa ra kế hoạch hành động. Bạn nên tạo trang tổng quan hàng tháng để khách hàng theo dõi, nhưng cũng cần phân tích sâu để đưa ra kết luận và giả thuyết.

Ngoài chia sẻ dữ liệu thì bạn cũng nên phân tích và đề xuất cho khách hàng. Đây là cách giúp bạn làm nổi bật những điểm quan trọng và đưa ra các bước hành động tiếp theo.

Biến báo cáo SEO thành lợi thế cạnh tranh

Hãy coi báo cáo như một tài sản chiến lược, không chỉ giúp giữ khách hàng hiện tại mà còn thu hút khách hàng mới. Báo cáo không chỉ là dữ liệu, mà là công cụ cung cấp thông tin và chiến lược giúp khách hàng đạt kết quả tốt hơn từ SEO.

Ngay cả khi hợp tác kết thúc, việc tóm tắt kết quả và nỗ lực đã đạt được sẽ chứng minh giá trị của bạn trong việc hỗ trợ thành công của khách hàng.

Trên đây là tổng hợp các mẫu báo cáo SEO đẹp, chuyên nghiệp và những lưu ý khi thực hiện báo cáo. Hy vọng nội dung trong bài sẽ hữu ích với bạn.

Lê Hưng

Tôi là Lê Hưng, là Founder và CEO của SEO VIỆT, với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực SEO. Dưới sự lãnh đạo của tôi, SEO VIỆT đã xây dựng uy tín vững chắc và trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp. Tôi còn tích cực chia sẻ kiến thức và tổ chức các sự kiện quan trọng, đóng góp vào sự phát triển của cộng đồng SEO tại Việt Nam.