Tự động hóa Email là gì? Hướng dẫn cách tiếp thị email hiệu quả

Trong kỷ nguyên số, khi thông tin tràn lan và thời gian của mọi người trở nên hạn chế, việc tự động hóa email đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Nhờ khả năng gửi đúng thông điệp đến đúng đối tượng vào đúng thời điểm, tự động hóa email không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn góp phần tăng hiệu quả của các chiến dịch marketing, thúc đẩy doanh số và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu tự động hóa email là gì, lợi ích và cách thiết lập hiệu quả.

Tự động hóa Email là gì?

Tự động hóa Email còn gọi là email tự động, email kích hoạt hoặc email theo hành vi, là những tin nhắn được hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) gửi tự động dựa trên các hành động cụ thể mà người dùng thực hiện (hoặc không thực hiện) trên trang web hoặc ứng dụng. Với khả năng gửi thông điệp theo thời gian thực, email tự động giúp tăng cường tương tác, giữ chân khách hàng và xây dựng lòng trung thành một cách hiệu quả.

Tự động hóa email không chỉ tận dụng phạm vi tiếp cận của các chiến dịch email truyền thống mà còn nâng cao hiệu quả của chúng. Phương pháp này cho phép tạo ra sự giao tiếp hiệu quả, cá nhân hóa với từng khách hàng mà không cần thực hiện soạn thảo thủ công hàng nghìn email riêng lẻ.

Các chiến dịch email tự động không thay thế hoàn toàn email thủ công mà đóng vai trò bổ sung cho email giao dịch và email tiếp thị:

• Email giao dịch mang lại giá trị cao nhờ cung cấp thông tin quan trọng như hóa đơn hay hỗ trợ đặt lại mật khẩu. Tuy nhiên, do các quy định của CAN-SPAM và CASL, chúng bị giới hạn trong việc chứa nội dung quảng cáo.
• Email tiếp thị truyền thống là công cụ mạnh mẽ để gửi thông tin đến nhiều nhóm khách hàng như chương trình khuyến mãi hoặc bản tin, nhưng thiếu tính cá nhân hóa mà người dùng hiện đại kỳ vọng.

Trong khi Email tự động kết hợp ưu điểm của cả hai loại email này:

• Giống email giao dịch, nó tự động hóa và phản hồi từng khách hàng cá nhân.
• Tương tự email tiếp thị, nó cung cấp cơ hội để truyền tải thông điệp phong phú, hấp dẫn hơn.

Qua đó, email tự động trở thành công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, giúp nhà tiếp thị gửi những thông điệp đúng thời điểm và đúng đối tượng, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và tăng cường hiệu quả tiếp cận.

Lợi ích của tự động hóa email

Tự động hóa email mang lại nhiều lợi ích nổi bật cho doanh nghiệp như sau:

Cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng

Nghiên cứu cho thấy nhiều nhà tiếp thị luôn tin tưởng rằng khách hàng yêu thích sự cá nhân hóa.

• 90% người tiêu dùng đánh giá nội dung được cá nhân hóa là hấp dẫn hoặc rất hấp dẫn.
• Trong các phương pháp cá nhân hóa, email đứng đầu danh sách các công cụ được sử dụng nhiều nhất bởi các nhà tiếp thị.

Với tính năng tự động hóa email, bạn không chỉ có thể tạo các chuỗi email tự động mà còn xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng. Điều này không chỉ hỗ trợ tăng cường lòng trung thành mà còn cải thiện đáng kể hiệu quả của tiếp thị qua email như một kênh bán hàng mạnh mẽ.

Tận dụng tối đa đội ngũ tiếp thị của bạn

Tự động hóa email giúp cách mạng hóa cách làm việc nhóm và các nhóm tiếp thị qua email cũng không ngoại lệ. Thay vì tiêu tốn thời gian vào các công việc thủ công như tạo danh sách email hay lên lịch gửi tin nhắn, đội ngũ của bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn như xây dựng mối quan hệ sâu sắc với khách hàng. Điều này không chỉ nâng cao năng suất mà còn giúp đội ngũ tiếp thị tối ưu hóa chiến lược, hướng tới những kết quả vượt trội hơn.

Bằng cách kết hợp cá nhân hóa và tự động hóa, doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng tối đa nguồn lực, vừa thu hút khách hàng hiệu quả, vừa thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng 

Việc bán hàng cho khách hàng hiện tại không chỉ dễ dàng mà còn tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc thu hút khách hàng mới. Với tự động hóa email, bạn có thể duy trì kết nối chặt chẽ hơn bao giờ hết. Hãy lên lịch gửi thông điệp định kỳ để khách hàng luôn cảm thấy được quan tâm, đồng thời đảm bảo nội dung email phù hợp với nhu cầu của họ để tối đa hóa hiệu quả.

Ví dụ, thay vì một email chung chung như:

“Này, chúng tôi đã không nghe tin từ bạn một thời gian. Hãy ghé thăm chúng tôi nhé!”

Hãy gửi một thông điệp cá nhân hóa hơn:

“Joe thân mến, chúng tôi nhận thấy đã lâu bạn chưa liên hệ với chúng tôi. Nhân tiện, bạn đã biết về ưu đãi mới nhất chưa? Máy in mà bạn từng mua linh kiện hiện đã có phiên bản mới với giảm giá 20%. Đừng bỏ lỡ cơ hội này!”

Thông điệp này không chỉ phù hợp mà còn có khả năng thu hút khách hàng quay trở lại cao hơn nhiều.

Giúp mở rộng quy mô chiến lược tiếp thị

Khi gửi email thủ công, bạn bị giới hạn bởi nguồn lực nhân sự và điều này trở thành thách thức nếu số lượng khách hàng tăng đột biến. Bạn có thể đáp ứng nếu khách hàng tăng gấp đôi hay thậm chí gấp ba không?

Tự động hóa email giải quyết vấn đề này hiệu quả. Khi thiết lập hệ thống tự động, các email sẽ được gửi ngay lập tức mỗi khi có ai đó đăng ký qua biểu mẫu của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng mở rộng quy mô tiếp cận mà không cần tăng nguồn lực nhân sự.

Hãy khai thác thêm các mẹo tiếp thị qua email để phát triển chiến lược của bạn, từ cá nhân hóa thông điệp đến tối ưu hóa hiệu quả. Tự động hóa không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo cơ hội tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

Cách thiết lập chiến lược tự động hóa tiếp thị qua email

Để triển khai tự động hóa email một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước quan trọng sau:

Bước 1: Lựa chọn nền tảng tiếp thị email phù hợp

Trên thị trường có rất nhiều công cụ tiếp thị email với các tính năng và mức giá khác nhau. Hãy lựa chọn một nền tảng phù hợp với nhu cầu kinh doanh và ngân sách của bạn. Một công cụ tốt sẽ hỗ trợ bạn tối ưu hóa chiến lược và đạt hiệu quả cao hơn.

Bước 2: Xây dựng danh sách người đăng ký chất lượng

Bắt đầu bằng việc tạo danh sách email từ những khách hàng tiềm năng và người dùng thực sự quan tâm đến doanh nghiệp. Sử dụng các phương pháp như biểu mẫu đăng ký, ưu đãi miễn phí (lead magnets) và các chiến thuật thu hút khác để mở rộng danh sách này một cách bền vững.

Bước 3: Phát triển các chiến dịch email nhắm mục tiêu

Khi xây dựng kế hoạch chi tiết cho các chiến dịch của bạn thì cần xác định:

• Loại email: Email chào mừng, thông báo ưu đãi, bản tin, hay lời nhắc.
• Tần suất gửi: Bao lâu thì gửi email để duy trì sự quan tâm mà không làm phiền khách hàng.
• Thông điệp chính: Nội dung gì sẽ thu hút và giữ chân người nhận.

Bước 4: Xác định các trình kích hoạt tự động hóa

Trình kích hoạt tự động là những hành động hoặc hành vi của khách hàng kích hoạt hệ thống tự động gửi email. Ví dụ:

• Đăng ký nhận bản tin: Gửi email chào mừng ngay khi khách hàng đăng ký.
• Hoàn tất mua hàng: Gửi lời cảm ơn và gợi ý sản phẩm liên quan.
• Từ bỏ giỏ hàng: Nhắc nhở khách hàng về các sản phẩm còn lại trong giỏ hàng.

Với những bước này, doanh nghiệp của bạn sẽ sẵn sàng khai thác toàn bộ tiềm năng của tự động hóa email từ việc tăng cường tương tác đến tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi.

Top 5 công cụ Email Automation tốt nhất

Sau đây là 5 công cụ hỗ trợ quá trình tự động hóa email nhanh chóng, hiệu quả nhất:

Mailchimp

Mailchimp mang đến trải nghiệm sử dụng mượt mà, tự nhiên và đặc biệt thân thiện với người mới bắt đầu. Bạn sẽ nhận được các hướng dẫn chi tiết xuyên suốt quá trình sử dụng, giúp dễ dàng làm quen và thao tác.

Ngay sau khi thiết lập tài khoản, Mailchimp hướng dẫn bạn nhập danh sách địa chỉ email bằng cách tải lên tệp hoặc sao chép và dán. Tiếp theo, bạn có thể sắp xếp trạng thái danh bạ, thêm thẻ, chèn thông tin bổ sung và nhanh chóng xem xét kết quả. Việc thêm hoặc xóa liên hệ cũng vô cùng đơn giản, tất cả đều được thực hiện trực tiếp từ Trang tổng quan đối tượng.

Mailchimp cung cấp nhiều tùy chọn để bạn tạo email: từ văn bản thuần túy, mã HTML cho đến các mẫu và bố cục được thiết kế sẵn. Đặc biệt, trình chỉnh sửa hình ảnh tích hợp giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh email mà không cần rời khỏi nền tảng. 

Trong quá trình tạo email, bạn có thể xem trước thiết kế trên cả máy tính, thiết bị di động hoặc trong hộp thư đến để đảm bảo mọi thứ hiển thị đúng ý. Sau khi hoàn tất, trang tóm tắt sẽ giúp bạn kiểm tra lại toàn bộ chiến dịch trước khi chính thức gửi đi. Đây là bước đảm bảo chiến dịch của bạn được hoàn hảo nhất khi đến tay khách hàng.

GetResponse

GetResponse là phần mềm email marketing toàn diện, mang đến giải pháp “all-in-one” cho doanh nghiệp. Công cụ này không chỉ hỗ trợ tự động hóa việc gửi email mà còn giúp quản lý mối quan hệ khách hàng, chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trung thành và mở rộng phạm vi tiếp cận trên nhiều nền tảng như máy tính để bàn, điện thoại di động và máy tính bảng.

Tính năng nổi bật của GetResponse:

• Quản lý danh sách email hiệu quả: Nhập và tổ chức danh sách email dễ dàng. Dựa trên dữ liệu đã nhập, bạn có thể tạo và gửi newsletter đến từng subscriber trong danh sách của mình.
• Tự động hóa chăm sóc khách hàng: Tính năng “Autoresponders” cho phép bạn tự động gửi email nuôi dưỡng và chăm sóc khách hàng. Đồng thời, GetResponse cung cấp các công cụ phân tích chuyên sâu như tỷ lệ mở email (open rate), số lần nhấp chuột (click-through rate) và số lần chia sẻ email (forward rate) giúp bạn đo lường hiệu quả chiến dịch một cách chi tiết.
• Công cụ marketing tích hợp: GetResponse còn mở rộng khả năng với các tính năng như hosting webinar, tạo landing page và hỗ trợ quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Đây là một bước tiến mới giúp công cụ trở thành giải pháp marketing đa năng, phục vụ mọi nhu cầu của doanh nghiệp.

Được tin dùng bởi hàng ngàn doanh nghiệp trên toàn thế giới, GetResponse không chỉ là một công cụ mạnh mẽ mà còn rất dễ sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu quả mọi hoạt động marketing. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để tăng cường chiến lược tiếp thị, GetResponse chắc chắn là lựa chọn không thể bỏ qua.

Mautic

Mautic là một hệ thống tự động hóa tiếp thị (Marketing Automation) nguồn mở, tích hợp đầy đủ các tính năng như gửi email, tạo lead, nuôi dưỡng và theo dõi khách hàng tiềm năng. Nền tảng này cho phép bạn lưu trữ nội dung, quản lý dynamic content, cá nhân hóa email và tạo pop-up tối ưu hóa trải nghiệm người dùng trên website.

Điểm nổi bật của Mautic:

• Hiệu quả và tiết kiệm chi phí: Được đánh giá là một công cụ “ngon – bổ – rẻ”, Mautic mang đến nhiều tính năng tự động hóa mạnh mẽ từ gửi email hàng loạt đến quản lý chiến dịch tiếp thị. Đặc biệt, chế độ code mode giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh và thiết kế các mẫu email đẹp mắt bằng cách dán mã HTML từ những công cụ thiết kế email chuyên nghiệp.
• Tích hợp nhiều kênh giao tiếp: Email marketing vẫn là một kênh quan trọng trong việc giao tiếp với khách hàng tiềm năng. Mautic hỗ trợ tích hợp email với nhiều kênh khác, cho phép gửi nội dung phù hợp và cá nhân hóa đến từng đối tượng. Trước khi tạo email, bạn chỉ cần thiết lập một tên miền gửi email đảm bảo tính chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
• Công cụ xây dựng chiến dịch mạnh mẽ: Mautic cung cấp công cụ thiết lập kịch bản tiếp thị tự động dễ sử dụng, cho phép doanh nghiệp xây dựng các chiến lược chăm sóc khách hàng toàn diện. Thêm vào đó, bạn có thể đánh giá mức độ tiềm năng của khách hàng thông qua các công cụ phân tích tích hợp, từ đó tối ưu hóa các chiến dịch tiếp thị.

Mautic không chỉ là một công cụ tự động hóa tiếp thị mạnh mẽ mà còn dễ dàng tùy chỉnh và sử dụng. Với khả năng cá nhân hóa, tích hợp linh hoạt và chi phí hợp lý, Mautic là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chiến lược marketing của mình.

SendinBlue

Sendinblue là một công cụ email marketing dễ sử dụng, cung cấp đầy đủ các tính năng quan trọng để hỗ trợ mọi chiến dịch tiếp thị của bạn. Với giao diện trực quan, Sendinblue mang đến trải nghiệm mượt mà và thân thiện cho cả người mới bắt đầu lẫn những marketer dày dạn kinh nghiệm.

Công cụ thiết kế email của Sendinblue là nơi thể hiện rõ sức mạnh của nền tảng này. Quy trình bắt đầu bằng việc tạo chiến dịch và nhập các thông tin cơ bản. Giao diện trình chỉnh sửa được thiết kế nhỏ gọn, tối giản, không làm phiền người dùng bởi các cửa sổ bật lên không cần thiết.

Bạn có ba tùy chọn để tạo email:

• Kéo và thả (Drag-and-drop): Nhanh chóng thiết kế email mà không cần kỹ năng kỹ thuật.
• Trình chỉnh sửa văn bản đa dạng thức: Linh hoạt chỉnh sửa nội dung với các công cụ định dạng.
• Mã HTML tùy chỉnh: Tự do sáng tạo với các mẫu email độc đáo bằng cách nhập mã trực tiếp.

Mỗi tùy chọn đều hoạt động mượt mà và dễ dàng thao tác. Ngoài ra, Sendinblue còn cho phép bạn xem trước email của mình trên các thiết bị khác nhau như máy tính để bàn, máy tính bảng và điện thoại di động, giúp đảm bảo nội dung hiển thị tối ưu trên mọi nền tảng.

Trước khi gửi email đến danh sách liên hệ, bạn sẽ được điều hướng qua một trang tóm tắt, nơi hiển thị đầy đủ các thông tin quan trọng như danh sách người nhận, thiết kế email và các thiết lập chiến dịch. Đây là một bước kiểm tra hữu ích, đảm bảo mọi chi tiết đều chính xác trước khi nhấn nút Gửi.

Với giao diện trực quan, công cụ thiết kế linh hoạt và quy trình kiểm tra chặt chẽ, Sendinblue không chỉ giúp bạn dễ dàng triển khai các chiến dịch email marketing mà còn mang lại sự chuyên nghiệp và hiệu quả tối đa. Đây là lựa chọn lý tưởng cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp email marketing toàn diện.

Constant Contact

Constant Contact cung cấp nhiều cách để bạn nhập danh sách địa chỉ email, từ việc sao chép trực tiếp, tải lên tệp danh bạ hàng loạt, đến việc tích hợp với các ứng dụng như Gmail, Outlook và các nền tảng bên thứ ba khác. Quá trình này được thiết kế đơn giản, dễ thực hiện ngay cả với người mới bắt đầu.

Công cụ thiết kế email của Constant Contact sử dụng giao diện kéo và thả trực quan, kết hợp với các khối phần tử giúp bạn dễ dàng tạo ra các email chuyên nghiệp. Bạn có thể chọn từ thư viện mẫu đa dạng để làm nền tảng hoặc bắt đầu thiết kế từ đầu, tùy theo nhu cầu của mình.

Thanh công cụ tiện lợi hỗ trợ bạn thêm hoặc chỉnh sửa từng phần tử một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, khi thêm hình ảnh, quy trình bao gồm ba bước qua các cửa sổ khác nhau có thể gây cảm giác hơi phức tạp.

Trong suốt quá trình tạo, bạn có thể sử dụng chức năng xem trước để kiểm tra email của mình trông như thế nào trong hộp thư đến của khách hàng. Điều này đảm bảo rằng thiết kế của bạn hiển thị đúng như mong đợi trước khi gửi đi.

Ví dụ về tiếp thị qua email tự động

Tiếp thị qua email tự động là công cụ mạnh mẽ, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách doanh nghiệp trong các ngành khác nhau có thể tận dụng tự động hóa email:

• Doanh nghiệp thương mại điện tử:

Gửi lời nhắc về giỏ hàng bị bỏ quên, giúp tăng tỷ lệ hoàn tất đơn hàng.

Triển khai các ưu đãi bán kèm (cross-sell) và bán thêm (upsell) để gia tăng giá trị đơn hàng.

Cung cấp đề xuất sản phẩm cá nhân hóa dựa trên lịch sử mua sắm của khách hàng.

• Công ty SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ):

Thu hút khách hàng mới thông qua các chuỗi email onboarding.

Gửi thông báo về cập nhật sản phẩm hoặc tính năng mới, giữ khách hàng luôn được cập nhật.

Thu thập phản hồi hoặc đánh giá để cải thiện dịch vụ.

• Tổ chức phi lợi nhuận:

Gửi lời nhắc quyên góp, tăng cường sự hỗ trợ từ cộng đồng.

Gửi lời mời tham gia sự kiện, kết nối mạnh mẽ với các nhà tài trợ.

Cập nhật về tác động xã hội, giữ liên lạc và tạo niềm tin với những người ủng hộ.

• Doanh nghiệp B2B:

Duy trì khách hàng tiềm năng thông qua các chuỗi email cung cấp giá trị lâu dài.

Gửi lời mời tham gia hội thảo trực tuyến (webinar) để giới thiệu chuyên môn và xây dựng uy tín.

Chia sẻ các thông tin chi tiết ngành hoặc tin tức mới nhất, giúp khách hàng cập nhật kiến thức.

Trên đây là các thông tin cơ bản về tự động hóa email và cách thực hiện tự động hóa email hiệu quả. Hy vọng nội dung trong bài sẽ hữu ích với bạn.