Thu thập dữ liệu là gì? Phương pháp và công cụ thu thập dữ liệu

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, thu thập dữ liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng với nhiều doanh nghiệp, công ty. Dựa trên những dữ liệu thu thập được mà họ có thể thực hiện nhiều kế hoạch hoặc khắc phục những thiếu sót một cách hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn một số thông tin về thu thập dữ liệu, các công cụ và phương pháp thu thập dữ liệu phổ biến, hiệu quả nhất.

Thu thập dữ liệu là gì?

Thu thập dữ liệu là quá trình tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, lưu trữ trong một hệ thống sẵn có, nhằm phục vụ nhu cầu phân tích, nghiên cứu và ra quyết định. Đây là bước quan trọng giúp cá nhân và tổ chức trả lời các câu hỏi liên quan, đưa ra các nhận định chính xác về nhiều lĩnh vực như khoa học, xã hội, kinh doanh…

Nguồn dữ liệu có thể đa dạng, bao gồm hình ảnh, văn bản, video, âm thanh và dữ liệu từ các trang web hoặc mạng xã hội. Mục tiêu của quá trình này là thu thập bằng chứng để thực hiện các phân tích và nghiên cứu, từ đó cung cấp câu trả lời đáng tin cậy cho những vấn đề cụ thể.

Việc thu thập dữ liệu có thể được thực hiện qua nhiều phương pháp như khảo sát, phân tích dữ liệu, thăm dò ý kiến, khai thác dữ liệu lớn (big data), hoặc sử dụng các công cụ tự động thu thập từ nhiều nguồn trực tuyến. Đảm bảo dữ liệu chính xác và đáng tin cậy là yếu tố then chốt để quá trình này hỗ trợ hiệu quả cho các quyết định quản lý, kinh doanh và nghiên cứu.

Vì sao cần thu thập dữ liệu?

Thu thập dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến việc nghiên cứu và ra quyết định ở nhiều lĩnh vực như khoa học, kỹ thuật, kinh doanh, giáo dục, y tế và chính trị. Vì thế việc thu thập dữ liệu nhằm:

• Cung cấp thông tin cần thiết: Dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm data khách hàng và các nguồn thông tin khác, mang đến những thông tin hữu ích, giúp người dùng hiểu rõ hơn về thị trường và từ đó ra quyết định chính xác hơn. Đây có thể là thông tin về thị trường, khách hàng, kiến thức kinh tế, xã hội, văn hóa và nhiều khía cạnh khác.
• Xác định xu hướng và mối quan hệ: Việc thu thập dữ liệu giúp xác định các mối quan hệ và xu hướng giữa các yếu tố, hỗ trợ nhà nghiên cứu hiểu rõ hơn về sự tương quan của chúng, từ đó phân tích toàn diện và đưa ra những nhận định có giá trị.
• Hỗ trợ dự đoán: Thông qua phân tích dữ liệu thu thập được, các chuyên gia có thể dự đoán các xu hướng trong tương lai, giúp nhà quản lý lên kế hoạch và ra quyết định chiến lược một cách chính xác hơn.
• Cải thiện hiệu quả: Thu thập và phân tích dữ liệu giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về hoạt động và quy trình công việc, từ đó nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa quy trình và đạt được kết quả tối ưu.

Quy trình thu thập dữ liệu

Quy trình thu thập dữ liệu có thể thực hiện theo các bước sau:

• Xác định mục tiêu: Xác định rõ ràng thông tin cần thu thập và mục tiêu sử dụng dữ liệu để đảm bảo hướng đi đúng đắn.
• Lập kế hoạch chi tiết: Thiết lập kế hoạch thu thập, bao gồm các nguồn dữ liệu, phương pháp, thời gian thực hiện và các nguồn lực cần thiết.
• Lựa chọn phương pháp phù hợp: Chọn phương pháp thu thập phù hợp với loại dữ liệu, khung thời gian và ngân sách để đạt hiệu quả cao nhất.
• Thực hiện thu thập: Triển khai việc thu thập dữ liệu theo kế hoạch, đảm bảo thông tin được thu thập đầy đủ và chính xác.
• Xử lý và phân tích: Làm sạch, sắp xếp và phân tích dữ liệu thu được để biến nó thành thông tin giá trị phục vụ cho mục tiêu đặt ra.

10 phương pháp thu thập dữ liệu phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay

Có nhiều phương pháp thu thập dữ liệu khác nhau được ứng dụng hiện nay. Dưới đây là một số phương pháp thu thập dữ liệu phổ biến và hiệu quả nhất ban có thể tham khảo:

Phỏng vấn bằng thư 

Đây là phương pháp thu thập dữ liệu được sử dụng phổ biến hiện nay. Phương pháp này hoạt động bằng cách gửi các bảng câu hỏi soạn sẵn đến các đối tượng nghiên cứu và nhận lại phản hồi nếu quá trình diễn ra suôn sẻ.

Phỏng vấn bằng thư sẽ hiệu quả khi cần khảo sát những đối tượng ở xa, khó tiếp cận trực tiếp hoặc nằm trong khu vực hạn chế. Qua đó cho phép doanh nghiệp khảo sát một số lượng lớn người tham gia, đồng thời mang lại sự tiện lợi cho cả người hỏi lẫn người trả lời.

Quan sát 

Ghi chép lại các sự kiện hoặc hành vi của con người trong cuộc sống hàng ngày hoặc trong những tình huống cụ thể một cách có kiểm soát, phương pháp quan sát là một cách thu thập dữ liệu phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Phương pháp này giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác hành vi tiêu dùng của khách hàng và tìm hiểu nguyên nhân đằng sau các hành vi đó.

Thông thường, quan sát được sử dụng kết hợp với các phương pháp khác để tăng độ tin cậy và kiểm chứng chéo dữ liệu. Dưới đây là các cách thức triển khai quan sát:

Quan sát trực tiếp và gián tiếp:

• Quan sát trực tiếp là ghi lại các sự kiện, hành động khi chúng diễn ra.
• Quan sát gián tiếp tập trung vào các tác động hoặc kết quả của một hành vi thay vì hành vi đó.

Quan sát ngụy trang và công khai:

• Quan sát ngụy trang là khi đối tượng không biết mình đang được quan sát.
• Quan sát công khai diễn ra khi đối tượng biết rằng họ đang được nghiên cứu.

Việc quan sát có thể được thực hiện qua các thiết bị hoặc trực tiếp bởi con người. Trong trường hợp con người quan sát, có thể sử dụng các giác quan để thu thập dữ liệu; còn khi sử dụng thiết bị, các công cụ hỗ trợ như máy đếm, máy quét… sẽ được áp dụng để thu thập thông tin một cách khách quan.

Phỏng vấn cá nhân trực tiếp 

Thu thập dữ liệu qua phương pháp phỏng vấn cá nhân trực tiếp sẽ thực hiện thông qua việc gặp mặt và đặt câu hỏi cho đối tượng điều tra theo bảng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn. Để áp dụng hiệu quả phương pháp này, cần thiết lập các câu hỏi đơn giản, ngắn gọn và dễ trả lời, tạo điều kiện cho khách hàng cảm thấy thoải mái khi phản hồi. Khi thực hiện tốt, nhân viên không chỉ có thể thuyết phục khách hàng cung cấp câu trả lời mà còn khuyến khích họ giải thích chi tiết trước khi ghi lại thông tin vào phiếu điều tra.

Phỏng vấn điện thoại 

Khi tiến hành thu thập dữ liệu qua phương pháp phỏng vấn điện thoại, nhân viên phỏng vấn sẽ trực tiếp liên hệ và điều tra các đối tượng nghiên cứu bằng một loạt câu hỏi đã được chuẩn bị trước.

Phương pháp này phù hợp cho nhiều đối tượng, bao gồm các cơ quan, doanh nghiệp và những người có thu nhập cao, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian. Qua phương pháp này, doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các đối tượng nghiên cứu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin chính xác và sâu sắc hơn.

Lắng nghe mạng xã hội 

Lắng nghe mạng xã hội là một phương pháp thu thập dữ liệu cho phép thu thập thông tin từ các diễn đàn và nền tảng xã hội xoay quanh một chủ đề cụ thể. Dữ liệu thu thập được sẽ được phân tích để phát hiện các xu hướng hiện tại và rút ra những thông tin giá trị, hỗ trợ cho việc ra quyết định và hiểu sâu hơn về thị hiếu công chúng.

Thử nghiệm 

Phương pháp thử nghiệm được phân thành hai loại chính:

• Thử nghiệm trong phòng thí nghiệm: Cho phép doanh nghiệp quan sát và đo lường các phản ứng tâm lý cũng như hành vi của khách hàng trong một môi trường kiểm soát, từ đó thu thập dữ liệu chính xác về các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định của họ.
• Thử nghiệm tại hiện trường: Dùng để thu thập dữ liệu giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá thái độ cũng như phản ứng của khách hàng đối với những thay đổi bất ngờ trong sản phẩm hoặc dịch vụ. Phương pháp này cung cấp cái nhìn thực tế hơn về cách khách hàng tương tác với doanh nghiệp trong bối cảnh tự nhiên.

Điều tra thăm dò 

Phương pháp điều tra thăm dò cho phép doanh nghiệp thu thập thông tin và dữ liệu từ khách hàng thông qua công cụ chính là “Bảng câu hỏi” với các câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn. Khách hàng sẽ tự điền câu trả lời và cung cấp thông tin trực tiếp vào bảng câu hỏi, giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu một cách chủ động và hiệu quả.

Thảo luận nhóm

Thảo luận nhóm là một phương pháp thu thập dữ liệu được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Phương pháp này thường được thực hiện với một nhóm đối tượng, có thể là cá nhân, hộ gia đình hoặc doanh nghiệp, thông qua một bảng câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn.

Mỗi thành viên trong nhóm sẽ được cấp một cuốn nhật ký hoặc thiết bị điện tử để tự ghi chép hoặc ghi hình các thông tin liên quan. Phương pháp này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn cho phép việc phân tích dữ liệu diễn ra liên tục và sâu sắc hơn theo thời gian.

5+ Công cụ thường dùng để thu thập dữ liệu

Sau đây là một số công cụ được dùng phổ biến để thu thập dữ liệu, bạn có thể tham khảo:

Google Tài liệu

Đây là công cụ hoàn toàn miễn phí và rất thân thiện với người dùng, giúp bạn thu thập thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả từ nhiều nguồn khác nhau. Với Google Tài liệu, bạn có thể dễ dàng tạo ra các biểu mẫu, khảo sát và tài liệu chia sẻ mà người dùng có thể truy cập và điền thông tin một cách thuận tiện. Tuy nhiên, một nhược điểm của công cụ này là khó kiểm soát định dạng dữ liệu, đồng thời có nguy cơ cao khách hàng có thể nhập thông tin sai lệch hoặc không chính xác.

Biểu mẫu web

Biểu mẫu web là một công cụ cho phép bạn tùy chỉnh và kiểm soát thông tin đầu vào một cách dễ dàng. Công cụ này được tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau, giúp thu thập và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nếu biểu mẫu quá dài hoặc phức tạp, tỷ lệ hoàn thành của người dùng có thể giảm, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả của việc thu thập thông tin.

Nội dung Snare

Công cụ này được kết hợp những ưu điểm nổi bật của Google tài liệu và biểu mẫu web, giúp mang đến trải nghiệm thu thập thông tin mượt mà và liền mạch. Nội dung Snare giúp bạn dễ dàng thu thập và quản lý thông tin từ khách hàng một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để tối ưu hóa công cụ này, bạn cần dành thời gian để thiết lập và cấu hình một cách chính xác.

Lịch được chia sẻ

Lịch chia sẻ là một công cụ hữu ích, giúp nhắc nhở khách hàng cung cấp thông tin theo lịch trình đã định và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng. Công cụ này đặc biệt hiệu quả trong việc quản lý thời gian, đảm bảo rằng các mốc thời gian quan trọng không bị bỏ lỡ. Tuy nhiên, hiệu quả của nó phụ thuộc vào hệ thống lịch mà bạn và khách hàng sử dụng, và không phù hợp cho việc thu thập thông tin chi tiết.

FollowUpThen

FollowUpThen là một công cụ tự động gửi lời nhắc qua email, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc theo dõi và nhắc nhở khách hàng. Đây là một giải pháp tiện lợi để đảm bảo khách hàng không bỏ lỡ việc cung cấp thông tin cần thiết. Tuy nhiên, việc sử dụng công cụ này phụ thuộc vào dịch vụ bên thứ ba và có thể phát sinh một số chi phí.

Tự động hóa email và CRM

Hệ thống tự động hóa email và CRM là một giải pháp hiệu quả giúp cá nhân hóa trải nghiệm thu thập thông tin, tự động hóa quy trình và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng một cách tối ưu. Với khả năng tích hợp và quản lý dữ liệu khách hàng, hệ thống này giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Tuy nhiên, để triển khai hệ thống tự động hóa email và CRM, bạn cần một nền tảng CRM hỗ trợ tốt cho việc tự động hóa và có mức đầu tư ban đầu tương đối cao.

8 Phần mềm thu thập dữ liệu tốt nhất

Phần mềm thu thập dữ liệu đóng vai trò thiết yếu trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề, giúp tự động hóa quy trình thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin. Dưới đây là 8 phần mềm thu thập và phân tích dữ liệu phổ biến hiện nay mà bạn có thể tham khảo.

Pipedrive

Pipedrive là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý quy trình bán hàng và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
• Cho phép tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau.
• Cung cấp báo cáo chi tiết và trực quan, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu suất.

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng Pipedrive có thể khá cao đối với các doanh nghiệp nhỏ.
• Các gói giá rẻ có giới hạn về tính năng, không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của một số doanh nghiệp.

Salesflare

Salesflare là phần mềm CRM tự động thu thập dữ liệu từ email, mạng xã hội và nhiều nguồn khác, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.

Ưu điểm:

• Tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu, tiết kiệm thời gian cho người dùng.
• Giao diện người dùng đơn giản và dễ sử dụng.
• Hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, mang lại sự linh hoạt.

Nhược điểm:

• Chức năng báo cáo còn hạn chế, không đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích.
• Giá thành của Salesflare tương đối cao so với một số phần mềm CRM khác.

SurveyMonkey

SurveyMonkey là một công cụ tạo khảo sát trực tuyến, cho phép thu thập ý kiến và phân tích dữ liệu từ khách hàng hoặc đối tượng khảo sát một cách hiệu quả.

Ưu điểm:

• Người dùng có thể dễ dàng tạo ra các khảo sát chuyên nghiệp với giao diện thân thiện.
• Cung cấp nhiều mẫu khảo sát sẵn có, giúp tiết kiệm thời gian trong việc thiết kế.
• Hệ thống phân tích kết quả chi tiết, cung cấp thông tin hữu ích cho quyết định.

Nhược điểm:

• Phiên bản miễn phí của SurveyMonkey có nhiều hạn chế về chức năng.
• Khả năng tùy chỉnh có thể không đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho các khảo sát phức tạp.

HubSpot

HubSpot là một nền tảng CRM toàn diện, cung cấp các công cụ hỗ trợ cho tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

Ưu điểm:

• Miễn phí cho nhiều tính năng cơ bản, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận.
• Tích hợp đa dạng các công cụ tiếp thị và bán hàng, tạo sự thuận tiện trong quản lý.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp cho người dùng mới.

Nhược điểm:

• Một số tính năng nâng cao có mức phí cao, có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp nhỏ.
• Cần thời gian để làm quen và thiết lập ban đầu, điều này có thể làm chậm tiến trình sử dụng.

Leadformly

Leadformly là công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến, giúp nâng cao hiệu quả trong việc thu thập thông tin từ khách hàng tiềm năng.

Ưu điểm:

• Tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi, mang lại kết quả tốt hơn trong việc thu thập dữ liệu.
• Tích hợp dễ dàng với nhiều hệ thống CRM, giúp quản lý thông tin hiệu quả.
• Biểu mẫu có thể được tùy chỉnh linh hoạt, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng tương đối cao, có thể là một trở ngại đối với các doanh nghiệp nhỏ.
• Một số tính năng bị hạn chế, không đáp ứng đủ yêu cầu của các doanh nghiệp quy mô nhỏ.

​​​​​​​​​​​​​​Insightly

Insightly là phần mềm CRM kết hợp quản lý dự án và quản lý khách hàng, cung cấp các công cụ hiệu quả để theo dõi và phân tích dữ liệu kinh doanh.

Ưu điểm:

• Tích hợp liền mạch giữa CRM và quản lý dự án, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và mối quan hệ với khách hàng.
• Hỗ trợ tích hợp với Google Apps, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và chia sẻ thông tin.
• Giao diện người dùng thân thiện, dễ dàng cho người mới bắt đầu làm quen.

Nhược điểm:

• Chức năng báo cáo còn hạn chế, chưa đáp ứng tốt nhu cầu phân tích sâu.
• Chi phí phát sinh cho các tính năng nâng cao có thể là một yếu tố cần cân nhắc cho doanh nghiệp.

Qualaroo

Qualaroo là một công cụ mạnh mẽ cho phép thu thập phản hồi trực tiếp từ người dùng trên website, giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ hơn hành vi và nhu cầu của khách hàng.

Ưu điểm:

• Dễ dàng triển khai trên các nền tảng website, mang lại sự thuận tiện cho doanh nghiệp.
• Cung cấp khả năng phân tích phản hồi chi tiết, giúp hiểu rõ hơn về trải nghiệm người dùng.
• Tối ưu hóa trải nghiệm của người dùng một cách hiệu quả, từ đó nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng.

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng Qualaroo khá cao so với nhiều công cụ tương tự trên thị trường.
• Phiên bản miễn phí có tính năng hạn chế, không đáp ứng đủ nhu cầu của một số doanh nghiệp

Agile CRM

Agile CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đa năng, tích hợp nhiều tính năng marketing, bán hàng và dịch vụ khách hàng vào một nền tảng duy nhất.

Ưu điểm:

• Miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ, giúp tiết kiệm chi phí trong quản lý khách hàng.
• Tích hợp đa chức năng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các hoạt động marketing, bán hàng và dịch vụ khách hàng.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và triển khai các chức năng.

Nhược điểm:

• Một số chức năng nâng cao yêu cầu người dùng phải trả phí để sử dụng
• Đối với những người lần đầu sử dụng CRM, thao tác trên Agile CRM có thể khá phức tạp và cần thời gian để làm quen.

Có thể thấy, việc thu thập dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng những chia sẻ của SEO VIỆT trong bài sẽ giúp bạn hiểu được thu thập dữ liệu là gì, các phương pháp và công cụ để thu thập dữ liệu hiệu quả, nhanh chóng nhất.