KPI Là Gì? Cách Xây Dựng Và Đo Lường Hiệu Quả Công Việc

Chỉ số KPI là phương pháp quản lý nằm trong top các công cụ được hàng loạt các công ty, doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng. Với nhiều ưu điểm và tính năng vượt trội, nó luôn tạo được niềm tin của khách hàng. Vậy, KPI là gì và cách xây dựng nó như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được giải đáp.

KPI là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ tiếng anh Key Performance Indicator. Đây là chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu. Nó phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của bộ phận, công ty hoặc các cá nhân. Nó được xây dựng theo phương pháp bảng điểm cân bằng.

Khi xây dựng chỉ tiêu KPI cần phù hợp với chức năng của từng vị trí, bộ phận. Các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ sử dụng KPI để đánh giá hiệu quả và trả lương hoặc thưởng cho các nhân viên.

Lợi ích của Chỉ số KPI

Vậy, lợi ích của chỉ số KPI là gì?

• Đây là công cụ triển khai và đo lường hiệu quả thực hiện chiến lược từ đó giúp nhà điều hành cập nhật tình trạng doanh nghiệp.
• Đo lường hiệu suất bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp với mục tiêu đề ra.
• Hỗ trợ cấp quản lý đưa ra chế độ lương – thưởng hợp lý.
• Giúp nhân viên có cái nhìn tổng quát về mục tiêu công việc từ đó hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
• Định hình và phát triển chiến lược doanh nghiệp theo mục tiêu của từng cá nhân.

Phân loại Chỉ số KPI

Chỉ số KPI được phân thành 2 loại sau:

KPI chiến lược

Đây là chỉ số KPI được gắn với các mục tiêu chiến lược như doanh thu, lợi nhuận, thương hiệu, thị phần,….Nó tác động đến sự sống còn cũng như hỗ trợ thực hiện chiến lược của công ty.

KPI chiến thuật

KPI chiến thuật là các chỉ tiêu gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật. Có nghĩa là những hoạt động cụ thể nhằm đạt được mục tiêu chiến lược. Nó là các chỉ tiêu ở cấp công ty và phân bố cho các thành viên ban giám đốc hoặc các phòng ban.

Tại sao KPI chiến thuật đạt nhưng mục tiêu chiến lược không đạt?

• Vì KPI chiến thuật được thiết lập không có tính kết nối với mục tiêu chiến lược.
• KPI chiến thuật đặt ra quá thấp khiến các phòng ban, nhân viên luôn đạt được chỉ tiêu nhưng không giúp ích nhiều trong việc đạt mục tiêu chiến lược của công ty.
• Tham lam quá nhiều chỉ tiêu KPI chiến thuật khiến hoạt động của doanh nghiệp mất tính trọng tâm và hướng chiến lược.

Đặc điểm của bộ chỉ số KPI tốt là gì?

Bộ chỉ số KPI tốt cần đáp ứng được các tiêu chí dưới đây:

• Phù hợp với mục tiêu chiến lược.
• Các mục tiêu phải có tính trọng tâm.
• Chỉ số KPI cá nhân và bộ phận phải phù hợp với chức năng được phân bổ.
• Đáp ứng tiêu chí SMART – Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Realistic) và Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound).

Tiêu chí SMART của Chỉ số KPI

Vậy, tiêu chí SMART của KPI là gì?

Cụ thể (Specific)

• Các thông số của chỉ số phải tách biệt rõ ràng: Tên chỉ số, công thức tính, trọng số, đơn vị tính, số kế hoạch, số thực hiện,..
• Tên chỉ số ngắn gọn nhưng phản ánh được bản chata. Chẳng hạn như: Doanh thu xuất khẩu, Doanh thu,…
• Công thức tính: Công thức ngắn gọn từ các tham số đã thống nhất.
• Tổng trọng số phải bằng 100%.
• Số kế hoạch: Là mốc thời gian, con số hoặc mục tiêu rõ ràng.
• Số thực hiện: Con số phản ánh kết quả thực hiện chỉ tiêu.

Đo lường được (Measurable)

KPI phải có khả năng đo lường từ các phần mềm quản lý có sẵn như CRM, ERP,….nếu không thì cũng phải chỉ rõ nguồn dữ liệu.

Có thể đạt được (Achievable)

KPI phải đảm bảo nằm trong khả năng của bộ phận hoặc công ty hoặc đúng với năng lực của nhân viên.

Thực tế (Realistic)

KPI phải tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu. Các chỉ số đưa ra phải thực tế, khả quan.

Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound)

KPI phải có mốc thời gian xác định cụ thể. Thông thường là theo quý, tháng, năm hoặc một mốc cụ thể nào đó trong năm.

Cách xác định KPI

Để xác định KPI, các nhà quản lý cần bắt đầu từ những điều cơ bản nhất. Đó là hiểu rõ mục tiêu của tổ chức để lên kế hoạch đạt được mục tiêu, xác định những người thực hiện và thời gian thực hiện trong bao lâu.

Khi xác định KPI, cần hiểu rõ được các câu hỏi như:

• Tại sao kết quả được coi là quan trọng?
• Kết quả mong muốn đạt được là gì?
• Ai chịu trách nhiệm về kết quả công việc?
• Làm thế nào để biết đã đạt được mục tiêu?
• Đánh giá tiến độ kết quả công việc?

Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI

Dưới đây là quy trình xây dựng KPI mà các bạn có thể tham khảo thêm:

Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI có thể là quản lý, trưởng bộ phận, các phòng ban. Đây phải là người có chuyên môn, nắm rõ được nhiệm vụ, mục tiêu của dự án và phải kiểu rõ KPI là gì.

Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng chỉ số KPI cần xác định rõ nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, bộ phận, dự án,…để đưa ra chỉ số hợp lý.

Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh

Cần mô tả công việc của từng cá nhân một cách rõ ràng. Nếu rõ trách nhiệm cụ thể của từng chức danh.

Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

• Chỉ số nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của nhiệm vụ, chức năng từng bộ phận, nhóm.
• Chỉ số cá nhân: Dựa trên các chỉ số theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.
• Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số có mức độ điểm khác nhau, tùy thuộc vào mức độ hoàn thành công việc đề ra.

Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa vào các khung điểm đã đưa ra, trưởng bộ phận hoặc nhà quản lý sẽ tổng kết điểm và đưa ra kết luận. Đồng thời đưa ra các điều chỉnh sao cho thích hợp nhất.

Một số lưu ý đối với KPI

Trước khi xây dựng KPI các công ty, doanh nghiệp cần tạo ra một số chuẩn ngữ cảnh của chỉ tiêu. Khi đó mới hiểu rõ về từng chỉ tiêu KPI. Chỉ số KIP thường được xét ở cấp độ điều hành. Không nên theo dõi mọi chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn 1 nơi.

Lý do khiến doanh nghiệp không đạt KPI?

Vậy, lý do khiến doanh nghiệp không đạt KPI là gì?

• Thiết lập mục tiêu không rõ ràng, không đủ SMART và không phù hợp.
• Truyền thông về KPI chưa đủ rộng rãi, quá trình triển khai không nhận được sự đồng thuận của nhân viên.
• Mục tiêu KPI xa vời năng lực thực tế của doanh nghiệp.
• Thiếu người quản lý đủ năng lực để giám sát, theo dõi.
• Quy trình xây dựng rườm rà, không tập trung vào mục tiêu quy trình.
• Năng lực thực tại của nhân viên không đủ để đạt KPI đề ra.

Xây dựng KPI – tự xây dựng hay thuê tư vấn?

Nên tự xây dựng KPI hay thuê tư vấn là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Ưu, nhược điểm của tự xây dựng KPI

Ưu điểm:

• Không mất chi phí
• Doanh nghiệp hiểu rõ vấn đề của chính mình
• Nhận được nhiều đồng tình của nhân viên khi áp dụng KPI

Nhược điểm

• Phương pháp luận không chuẩn xác, khi thực hiện không bài bản.
• Kinh nghiệm hoặc góc nhìn cá nhân dễ bị tác động
• Không có công cụ đánh giá, theo dõi
• Kinh nghiệm triển khai hạn chế

Ưu, nhược điểm của thuê tư vấn xây dựng KPI

Ưu điểm

• Tư vấn tốt và có cách tiếp cận bài bản về mô hình doanh nghiệp.
• Kinh nghiệm triển khai tại nhiều doanh nghiệp khác nhau.
• Được sự hỗ trợ của công cụ để triển khai, theo dõi.

Nhược điểm

• Tốn chi phí
• Dễ bị nhân viên phản đối
• Đơn vị tư vấn phải cần thời gian tìm hiểu rõ về doanh nghiệp

Hy vọng những thông tin trong bài viết của chúng tôi đã giúp các bạn giải đáp được thắc mắc KPI là gì. Từ đó biết cách xây dựng KPI sao cho hợp lý nhất để mang lại sự phát triển cho doanh nghiệp.

Lê Hưng

Tôi là Lê Hưng, là Founder và CEO của SEO VIỆT, với hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực SEO. Dưới sự lãnh đạo của tôi, SEO VIỆT đã xây dựng uy tín vững chắc và trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp. Tôi còn tích cực chia sẻ kiến thức và tổ chức các sự kiện quan trọng, đóng góp vào sự phát triển của cộng đồng SEO tại Việt Nam.